1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Berta Business Center (Berta Coworking Space), con sede in Via Berta, 133 — 86170 Isernia (IS), Italia, P.IVA IT00831540943.
- Email: info@bertacowo.com
- Telefono: +39 339 379 1747 · +39 334 90 66 105
- Sito: https://www.bertacowo.com
Il titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti dell'art. 37 GDPR. Per ogni questione relativa alla privacy è possibile scrivere all'indirizzo email sopra indicato.
2. Categorie di dati trattati
Trattiamo esclusivamente i dati necessari a erogare i nostri servizi. In particolare:
- Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, email, telefono, città, indirizzo, CAP.
- Dati fiscali e di fatturazione: codice fiscale, eventuale partita IVA e ragione sociale, necessari per emettere i documenti contabili relativi alle prenotazioni.
- Dati professionali: professione, azienda, settore, competenze, lingue, servizi offerti, link a siti e profili social, biografia e immagine del profilo, quando scegli di compilarli.
- Dati di account: credenziali (la password è conservata solo in forma cifrata tramite hash), sessioni attive, codici di verifica temporanei.
- Dati di prenotazione e pagamento: spazio prenotato, data e fascia oraria, numero di partecipanti, importo, stato del pagamento, codice di accesso, identificativi della transazione. Non trattiamo né conserviamo i dati della tua carta di pagamento, gestiti direttamente da Stripe.
- Dati dei visitatori: nome, cognome, eventuale email, telefono, azienda, tipo e numero del documento, motivo e orario della visita, raccolti tramite il registro ingressi quando un utente ospita una persona esterna.
- Contenuti generati dall'utente: post e commenti nella community, recensioni, messaggi tra membri, ticket di assistenza, richieste inviate dal form contatti.
- Conversazioni con Berta AI Assistant: testo dei messaggi scambiati con l'assistente virtuale.
- Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, user-agent, data e ora degli accessi, log applicativi.
Non richiediamo né desideriamo ricevere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR), come dati relativi alla salute, alle convinzioni religiose o all'orientamento sessuale. Ti invitiamo a non inserirli nei campi liberi, nei messaggi e nelle conversazioni con l'assistente virtuale.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Dati trattati | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|---|
| Registrazione e gestione dell'account e dell'area riservata | Anagrafici, contatto, account | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) | Obbligatorio per l'accesso |
| Gestione delle prenotazioni degli spazi e degli eventi | Anagrafici, contatto, fiscali, prenotazione | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Obbligatorio |
| Gestione dei pagamenti e prevenzione delle frodi | Prenotazione, importo, identificativi transazione | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e obbligo legale (art. 6.1.c) | Obbligatorio |
| Adempimenti fiscali, contabili e di legge | Fiscali, pagamenti | Obbligo legale (art. 6.1.c) | Obbligatorio |
| Registro ingressi e sicurezza della struttura | Dati del visitatore e dell'utente ospitante | Legittimo interesse alla sicurezza di persone e beni (art. 6.1.f) | Obbligatorio per accedere con ospiti |
| Comunicazioni di servizio (conferme, promemoria, istruzioni di accesso, avvisi) | Contatto, prenotazione | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Obbligatorio |
| Assistenza clienti, ticket e form contatti | Contatto, contenuto della richiesta | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b) | Obbligatorio per rispondere |
| Profilo pubblico, vetrina e community | Dati professionali, contenuti pubblicati | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento | Facoltativo |
| Berta AI Assistant (assistenza informativa automatizzata) | Testo della conversazione, identificativo tecnico della sessione | Legittimo interesse a fornire assistenza e migliorare il servizio (art. 6.1.f) | Facoltativo |
| Newsletter e comunicazioni promozionali | Email, nome | Consenso (art. 6.1.a) o soft spam per servizi analoghi (art. 130 c.4 Codice Privacy) | Facoltativo |
| Sicurezza informatica, log e prevenzione degli abusi | IP, user-agent, log | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Necessario al funzionamento |
| Difesa in giudizio e gestione dei reclami | Tutti i dati pertinenti | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | — |
4. Berta AI Assistant: garanzie specifiche
Il sito mette a disposizione un assistente virtuale che risponde a domande su spazi, prezzi, orari e modalità di prenotazione. Applichiamo le seguenti garanzie:
- L'elaborazione delle richieste avviene su infrastruttura situata nell'Unione Europea.
- I contenuti delle conversazioni NON vengono utilizzati per addestrare o perfezionare modelli di intelligenza artificiale, né dal titolare né dai fornitori coinvolti.
- Le conversazioni sono conservate al solo scopo di garantire continuità dell'assistenza, sicurezza e miglioramento del servizio, e sono consultabili unicamente dal personale autorizzato del titolare.
- Non sono presenti processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull'interessato (art. 22 GDPR): le risposte dell'assistente hanno finalità puramente informativa.
- Ti invitiamo a non inserire in chat dati sensibili, credenziali, dati di pagamento o dati personali di terzi.
5. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere comunicati a soggetti che agiscono come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, nominati con apposito accordo, oppure come titolari autonomi quando la legge lo impone (es. autorità pubbliche, consulenti fiscali).
| Destinatario | Finalità | Ubicazione |
|---|---|---|
| Fornitore di hosting e infrastruttura applicativa | Erogazione del sito, del portale e dell'app (PWA) | Unione Europea |
| Fornitore di database e autenticazione | Archiviazione account, prenotazioni, messaggi e documenti | Unione Europea |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Gestione dei pagamenti con carta e antifrode | Irlanda (UE) — titolare autonomo per gli obblighi antiriciclaggio |
| Resend (provider di posta transazionale) | Invio di email di conferma, promemoria e comunicazioni di servizio | Unione Europea / SCC ove applicabile |
| Fornitore del modello linguistico di Berta AI Assistant | Elaborazione delle risposte dell'assistente virtuale | Unione Europea — nessun utilizzo dei dati per l'addestramento |
I dati possono inoltre essere trattati da personale interno autorizzato e istruito, dal commercialista e dai consulenti legali del titolare, e comunicati alle autorità competenti quando previsto dalla legge. Non vendiamo e non cediamo i tuoi dati a terzi per finalità commerciali.
6. Trasferimenti extra UE
I dati sono conservati ed elaborati su server situati nell'Unione Europea. Non è previsto in via ordinaria alcun trasferimento verso Paesi terzi. Qualora, per specifiche funzioni tecniche, un fornitore dovesse effettuare un trattamento fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà esclusivamente sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure di Clausole Contrattuali Standard (art. 46 GDPR), integrate da misure supplementari quali cifratura e minimizzazione. Puoi richiederne copia scrivendo a info@bertacowo.com.
7. Periodi di conservazione
| Tipologia di dato | Conservazione |
|---|---|
| Dati dell'account e profilo | Per tutta la durata dell'account e 12 mesi dalla cancellazione |
| Prenotazioni, pagamenti e documenti fiscali | 10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale) |
| Registro ingressi visitatori | 12 mesi dalla data della visita |
| Conversazioni con Berta AI Assistant | 12 mesi, poi cancellazione o anonimizzazione |
| Ticket di assistenza e messaggi al form contatti | 24 mesi dalla chiusura della richiesta |
| Contenuti pubblicati in community e recensioni | Fino a rimozione da parte dell'utente o dell'amministratore |
| Log tecnici e di sicurezza (IP, user-agent, sessioni) | 12 mesi |
| Consensi (privacy, termini, cookie, marketing) | 5 anni dalla revoca, come prova di conformità |
| Dati per finalità di marketing (newsletter) | Fino a revoca del consenso e 24 mesi di inattività |
Al termine dei periodi indicati i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salvo l'ulteriore conservazione necessaria per adempiere a obblighi di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
8. I tuoi diritti
In qualità di interessato puoi esercitare in ogni momento i seguenti diritti:
- Accesso ai tuoi dati e alle informazioni sul trattamento (art. 15).
- Rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti (art. 16).
- Cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17).
- Limitazione del trattamento (art. 18).
- Portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20).
- Opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse, incluso il marketing diretto (art. 21).
- Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (art. 7.3).
- Diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22): allo stato non ne effettuiamo.
Le richieste vanno inviate a info@bertacowo.com. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi in casi complessi. Molte operazioni (modifica dei dati, visibilità del profilo, cancellazione dell'account) sono eseguibili in autonomia dall'area riservata.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma) o di ricorrere all'autorità giudiziaria.
9. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui: trasmissione cifrata in HTTPS/TLS, conservazione delle password tramite algoritmi di hash, controlli di accesso basati su ruoli, regole di sicurezza a livello di database, gestione delle sessioni con scadenza, log degli accessi amministrativi, backup periodici e formazione del personale autorizzato. In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio elevato per i tuoi diritti, ti informeremo senza ingiustificato ritardo, come previsto dagli artt. 33 e 34 GDPR.
10. Minori
I servizi sono rivolti a persone maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni per la sottoscrizione di account e prenotazioni. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, scrivici: provvederemo alla cancellazione.
12. Modifiche all'informativa
La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a novità normative o a modifiche dei servizi. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento; in caso di modifiche sostanziali ne daremo comunicazione tramite il sito o via email.